Finanzordnung

des JV Brandenburg/H. e.V. beschlossen auf der Mitgliederversammlung am 28.02.2014

§ 1         Grundsätze Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

1. Der Verein ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit zu führen, das heißt, die Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den erzielten und erwarteten Erträgen stehen.

2. Für den Verein gilt generell das Kostendeckungsprinzip im Rahmen des Haushaltsplanes.

3. Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglied hieraus keine Zuwendungen.

4. Es darf keine Person durch Ausgaben, die den Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßige hohe Vergütung begünstigt werden.

5. Allen ehrenamtlich Tätigen können die Auslagen, insbesondere für die Teilnahme an Sitzungen und Tagungen, sowie die nachgewiesenen sonstigen Auslagen – soweit sie angemessen sind – erstattet werden. Gezahlt werden können auch Tätigkeitsvergütungen für Arbeits- und Zeitaufwand und eine pauschalisierte Aufwandsentschädigung. Näheres regelt § 10.
    

    

§ 2         Haushaltsplan

1. Für jedes Geschäftsjahr muss vom Vorstand ein Haushalsplan aufgestellt werden. Der Haushaltsplan muss sich in seinem Aufbau nach dem Kontenplan des Vereins richten. Er muss grundsätzlich ausgeglichen sein.

2. Der Haushaltplanentwurf des Vereins wird im Vorstand bis Ende Januar des betreffenden Haushaltsjahres beraten.

3. Das Ergebnis der Beratung wird den Mitgliedern des Vereins in der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt.

4. Grundlage für alle Ausgaben bildet der von der Mitgliederversammlung bestätigte Haushaltsplan des Vereins. Die Ausgabensätze sind grundsätzlich einzuhalten. Über- und außerplanmäßige Ausgaben können nur bis 10 % höchstens jedoch bis zu € 250,00 des jeweiligen Ansatzes in Anspruch genommen werden. Über diese Ausgaben kann der/die Schatzmeister/in nach Rücksprache mit dem/der Vorsitzenden entscheiden. Weitergehende Ausgaben sind vom Vorstand zu bewilligen.

5. Können im Jahresverlauf wesentliche Erträge (=> 10% der Gesamterträge) nicht realisiert werden oder ergeben sich wesentliche Mehraufwendungen (=> 10% der Gesamtaufwendungen), so ist ein Nachtrag zum Haushaltsplan zu erstellen. Ein eventueller erforderlicher Nachtrag zum Haushalsplan ist vom Vorstand zu erstellen und von der Mitgliederversammlung zu beschließen. Für den Nachtrag zum Haushaltsplan gelten die gleichen Grundsätze zur Deckung. Auf keinen Fall dürfen Ausgaben beschlossen werden, für die nicht gleichzeitig die notwendige Mitteldeckung gewährleistet ist.
    

§ 3         Jahresabschluss

1. Im Jahresabschluss müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins für das abgelaufene Geschäftsjahr nachgewiesen werden. Im Jahresabschluss muss darüber hinaus eine Schulden- und Vermögensübersicht enthalten sein.

2. Der Jahresabschluss ist von den gewählten Kassenprüfern gemäß § 10 der Vereinssatzung zu prüfen.

§ 4         Verwaltung der Finanzmittel

1. Für die Aufzeichnung bzw. die Buchführung ist der/die Schatzmeister/in zuständig. Der gesamte Vorstand hat eine Überwachungs- und Informationspflicht. Um das sicher zu stellen, wird in § 9 der Finanzordnung bei der Verfügung über Beträge ab einer bestimmten Höhe die Zustimmung des gesamten Vorstands verlangt.

2. Die Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht orientieren sich an den Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB – § 27 in Verbindung mit § 666 und § 259). Das umfasst eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und der Ausgaben. Eine Zuordnung zu den Bereichen „ Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ ist entsprechend vorzunehmen. Die Abrechnung hat grundsätzlich zeitnah nach Eintreten des Geschäftsvorfalls (Kassierung, Rechnungslegung oder Verauslagung) durch die Vorstandsmitglieder zu erfolgen.

3. Zahlungen werden vom Schatzmeister/in nur geleistet, wenn sie nach § 6 dieser Finanzordnung ordnungsgemäß ausgewiesen sind, und im Rahmen des Haushaltsplanes noch ausreichend Finanzmittel zur Verfügung stehen.

4. Der/Die Schatzmeister/in ist für die Einhaltung des Haushaltsplanes verantwortlich.

5. Die Auszahlung erfolgt nach Zahlungsanweisung in bar, mit Scheck oder durch Überweisung.

6. Sonderkonten bzw. Sonderkassen können vom Vorstand auf Antrag, in Ausnahmefällen und zeitlich befristet, genehmigt werden. Die Genehmigung erfolgt durch den Vorstand. Die Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben ist mit dem/der Schatzmeister/in vorzunehmen. Die Auflösung der Sonderkonten muss in diesen Fällen spätestens zwei Monate nach Wegfall des besonderen Grundes erfolgen.
    

§ 5         Zeichnungsrecht für Konten

1. Jeder Zugriff auf ein Konto des Vereins muss von zwei zeichnungsberechtigten Personen getätigt werden.

2. Die Verfügungsberechtigung (Zeichnungsrecht) liegt beim/bei dem/der Vorstandsvorsitzenden/in. Er/Sie erteilt dem/der Schatzmeister/in gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied Kontovollmacht. Bei Verfügung der Einzelbeträge benötigt der/die Schatzmeister/in die Zustimmung des/der Vorstandsvorsitzenden.
    

§ 6         Zahlungsverkehr

1. Der gesamte Zahlungsverkehr wird nach Möglichkeit bargeldlos abgewickelt.

2. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss das Belegdatum, den Betrag in Ziffern und Worten, den/die Einzahler/in / Empfänger/in, den Einzahlungs-/ Auszahlungsgrund (Verwendungszweck) und bei Einzahlungen in die Barkasse die Unterschrift des/der Schatzmeister/in enthalten. Bei Auszahlungen/ Überweisungen müssen die Voraussetzungen des Absatzes 4 erfüllt sein. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist bei umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben gesondert aufzuführen und auf deren Ausweis in allen Originalbelegen zu achten.

3. Bei Gesamtrechnungen muss auf dem Deckblatt die Zahl der Unterbelege vermerkt werden. Belege kleiner A5 sind aufzukleben.

4. Vor der Auszahlung/ Überweisung eines Rechnungsbetrages durch den/die Schatzmeister/in muss die sachliche Berechtigung der Ausgaben durch Unterschrift bestätigt und eine Zahlungsanweisung erfolgt sein. „Sachlich richtig“ zeichnet das für den Geschäftsvorfall zuständige Vorstandsmitglied, sein Vertreter oder der/die Vorstandsvorsitzende. Zur Zahlungsanweisung sind alle Vorstandmitglieder mit Ausnahme des/der Schatzmeister/in berechtigt. Zahlungsanweisungen und „Sachlich richtig“ Zeichnungen schließen sich gegenseitig aus.

5. Die bestätigten Rechnungen sind dem/der Schatzmeister/in, unter Beachtung von Skontofristen rechtzeitig zur Begleichung einzureichen.

6. Wegen des Jahresabschlusses sind alle Ausgaben, Barauslagen und Vorschüsse zum 30.12. des auslaufenden Jahres beim/ bei der Schatzmeister/in abzurechnen.

7. Zur Vorbereitung von Veranstaltungen ist es dem/der Schatzmeister/in gestattet, Vorschüsse in Höhe des zu erwartenden Bedarfs zu gewähren. Diese Vorschüsse sind spätestens zwei Monate nach Beendigung der Veranstaltung abzurechnen. Gewährte Vorschüsse sind unter Angabe des Datums der ursprünglichen Auszahlung/Überweisung belegmäßig abzurechnen. Die Abrechnung eines gezahlten Vorschusses ist Voraussetzung für die Gewährung eines neuen Vorschusses.

8. Bei Ausstellung von Einnahmebelegen für die Barkasse ist ein durchnummerierter Quittungsblock zu verwenden. Alle Originalbelege verbleiben in der Regel revisionssicher beim Vorstand.

9. Festgestellte Kassendifferenzen sind ausweispflichtig, unverzüglich dem Vorstand zur Kenntnis zu geben und zu buchen.

§ 7         Einnahmen

1. Alle Mitgliedsbeiträge und Gebühren werden vom Verein gemäß der Beitrags- und Gebührenordnung erhoben und gebucht.

2. Werbe- und Sponsoring-Verträge dürfen nur vom Vorstand abgeschlossen werden. Die entsprechenden Einnahmen werden entsprechend den steuerlichen Erfordernissen gesondert ausgewiesen.

3. Der Verein ist berechtigt, für Spenden entsprechende Zuwendungsbescheinigungen auszustellen. Eine eventuelle Zweckverwendung der Spende ist durch den/die Schatzmeister/in sicher zu stellen.

4. Zuschüsse sind entsprechend zutreffender Förder- bzw. Ver
   aberichtlinien durch den Vorstand zu beantragen und deren Verwendung nachzuweisen. Nicht zweckgebundene Zuschüsse werden im Rahmen der Haushaltsplanung verteilt.

5. Sonstige Einnahmen aus der Vermögensverwaltung und aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben sind gesondert zu erfassen.

6. Die Finanzmittel sind entsprechend § 2 dieser Finanzordnung zu verwenden.

§ 8         Inventar

1. Zur Erfassung des Inventars ist im Vorstand ein Inventarverzeichnis anzulegen.

2. Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind.

3. Die Inventarliste muss enthalten:

• Anschaffungsdatum

• Bezeichnung des Gegenstandes

• Anschaffungs- und Zeitwert

• Aufbewahrungsort

          Gegenstände mit einem Anschaffungswert bis 50,00 € netto brauchen nicht im Inventar erfasst werden.

      4.  Zum Haushaltsplanentwurf ist vom/von der Schatzmeister/in eine Inventurliste vorzulegen.

      5.  Sämtliche vorhandene Werte (Barvermögen, Inventar usw.) sind alleiniges Vermögen des Vereins. Dabei ist es gleichgültig, ob sie erworben wurden oder durch Schenkung zufielen.

      6.  Unbrauchbares bzw. überzähliges Inventar ist möglichst gewinnbringend zu veräußern. Der Erlös muss der Vereinshauptkasse zugeführt werden. Gegenstände, die ausgesondert werden,                   sind mit einer kurzen Begründung anzuzeigen.

§ 9         Eingehen von Verbindlichkeiten

1. Das Eingehen von Rechtsverbindlichkeiten im Rahmen des Haushaltsplanes ist im Einzelfall vorbehalten:

• dem/der Vorstandsvorsitzenden bis zu einer Summe von € 500,00

• dem Vorstand bis zu einem Betrag von € 1.000,00

• der/die Schatzmeister/in ist berechtigt, Verbindlichkeiten für den Büro- und Verwaltungsbedarf einzugehen.

       2.  Einzelne Vorstandsmitglieder dürfen keine Dauerschuldverhältnisse und keine rechtsgeschäftlichen Verbindlichkeiten zu Lasten des Verbandes eingehen.

       3.  Es ist unzulässig, einen einheitlichen wirtschaftlichen Vorgang zu teilen, um dadurch die Zuständigkeit für die Genehmigung der Ausgabe zu begründen.

§ 10       Aufwandsentschädigung / Tätigkeitsvergütung für Arbeits- und Zeitaufwand

1. Vorstandsmitglieder und die Mitglieder des Vereins haben Anspruch auf Aufwandsersatz nach § 670 BGB für Reisen, Startgelder, Aus- und Fortbildung usw. im Interesse des Vereins. Der Ersatz von Aufwendungen setzt grundsätzlich voraus, dass die Ausgaben im Vorhinein beantragt und durch den Vorstand gebilligt wurden.

2. Soweit für Aufwendungen steuerrechtliche pauschalisierte Höchstbeträge wie z.B. bei Fahrtkosten mit dem KFZ vorgesehen sind, dürfen diese nicht über- aber unterschritten werden. Werden für Aufwendungen Fremdbelege erteilt, sind diese zum Nachweis der Abrechnung beizufügen.

3. Wird aufgrund des Anspruchs auf den Aufwandsersatz im Nachhinein gegen eine Aufwandspendenbescheinigung verzichtet, ist darauf zu achten, dass die Voraussetzungen des § 10 b Abs. 3, S. 4 u. 5 EStG sowie die Anweisungen der Finanzverwaltung dazu eingehalten werden. Die Ausstellung der Zuwendungsbescheinigung obliegt immer dem Vorstand.

4. Der Verein kann Mitgliedern des Vorstands, unter Berücksichtigung des § 3 Nr. 26a EStG, eine Ehrenamtspauschale (Aufwandsentschädigung) von jährlich maximal € 50,00 zahlen. Die Höhe der pauschalen Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich erbrachte Leistungen für den Verein beschließt die Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands unter Berücksichtigung der finanziellen Lage des Vereins. Die Festlegungen sind jährlich zu überprüfen und ggf. anzupassen. Die Höhe der Aufwandsentschädigung ist in der Anlage zur Finanzordnung festzulegen.

§ 11      Kassenprüfung und Prüfungsumfang / Form und Inhalt des Berichts an die Mitgliederversammlung

1. Die Mitglieder der Kassenprüfung (Revisionskommission) werden gemäß § 10 Abs. 1 der Satzung für die Dauer von zwei Jahren von der Mitgliederversammlung gewählt. Sie sind in der Wahl ihrer Prüfungsschwerpunkte frei. Prüfungsschwerpunkte können u.a. sowohl die Prüfung der Finanzmittel, die Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit der Kassen- und Buchungsunterlagen als auch die Einhaltung der finanzwirksamen Beschlüsse der Organe und der Bestimmungen dieser Ordnung erfassen.

2. Die Mitglieder der Kassenprüfung sind jederzeit, mindestens jedoch am Ende des Geschäftsjahres zur Prüfung aller Kassengeschäfte berechtigt und verpflichtet. Die Kassenprüfungen erstrecken sich auf die Prüfung des Kassenbestandes, die Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit der Kassen- und Buchungsunterlagen sowie der Einhaltung der Finanzordnung. Den Kassenprüfern obliegt gleichzeitig der Prüfung und Bestätigung der Vermögensaufstellung. Den Kassenprüfern sind alle erforderlichen Unterlagen bzw. Auskünfte zur Verfügung zu stellen.

3. Die Kassenprüfer haben Ihre Aufgaben immer gemeinsam wahrzunehmen und darüber einen Schlussbericht zu erstellen, der der Mitgliederversammlung vorzulegen ist.

4. Der Bericht über die Kassenprüfung ist schriftlich vorzulegen und der Mitgliederversammlung mündlich vorzutragen. Beim mündlichen Vortrag sind Verkürzungen zulässig. Diese dürfen aber nicht dazu führen, dass wesentliche Inhalte des Berichts nicht vorgetragen werden.

5. Bestandteile des Berichts zur Prüfung des Jahresabschlusses sind:

• Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung

• Feststellungen und Erläuterungen zur Rechnungslegung (Ordnungsmäßigkeit, Gesamtaussage des Jahresabschlusses)

• Analyse und Erläuterung der Vermögens- und Ertragslage

• Beschlussempfehlungen für die Mitgliederversammlung/ Bei Sonderprüfungen ist eine entsprechende Gliederung zu wählen.

§ 12       Schlussbestimmungen

               Über alle Fragen der Wirtschaftlichkeit, die durch diese Finanzordnung nicht geregelt sind, entscheidet der/die Vorstandsvorsitzende in Abstimmung mit der/dem Schatzmeisterin/er. Die  Änderung
der Finanzordnung kann nur in einer Mitgliederversammlung mit einfacher Stimmenmehrheit durch die anwesenden stimmberechtigten Mitglieder beschlossen werden und muss mit der Tagesord-
nung fristgerecht angekündigt werden.

§ 13       Salvatorische Klausel

              Sollte eine o.g. Bestimmung unwirksam sein oder werden, werden die restlichen Festlegungen davon nicht berührt. Der Vorstand ist verpflichtet, unverzüglich nach bekannt werden, eine neue
Regelung zu finden, die dem Zweck der unwirksamen Bestimmungen am nächsten kommt.

§ 14       Inkrafttreten

              Die Finanzordnung tritt mit ihrer Verabschiedung durch die Mitgliederversammlung am 28. Februar 2014 in Kraft.

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